O Simples Nacional é um regime tributário simplificado para microempresas e empresas de pequeno porte, criado para facilitar a arrecadação de tributos e reduzir a carga tributária. Em 2023, mais de 20 milhões de empresas estavam optantes, representando 70% do total de empresas ativas no Brasil. O regime unifica tributos, oferece redução de carga e menos burocracia, além de vantagens em licitações. Para se manter no Simples, as empresas devem controlar faturamento, regularidade fiscal e atividades permitidas.

Neste artigo, exploramos o Simples Nacional e como micro e pequenas empresas enquadradas nessa modalidade tributária contribuem com a economia brasileira. Confira:

• O que é o Simples Nacional?
• Vantagens do Simples Nacional
• Requisitos e ações para adesão ao Simples Nacional
• Como manter o enquadramento no Simples Nacional
• O que acontece em caso de desenquadramento do Simples Nacional

O que é o Simples Nacional?

O Simples Nacional é um regime tributário simplificado, instituído pela Lei Complementar nº 123/2006, destinado a microempresas (ME) e empresas de pequeno porte (EPP), que visa facilitar a arrecadação de tributos, reduzindo a carga tributária e descomplicando o processo de pagamento de impostos. Esse regime une, em um único documento de arrecadação, tributos federais, estaduais e municipais, proporcionando às empresas uma maior previsibilidade fiscal e menos burocracia.

Segundo dados da Receita Federal, em 2023, o Brasil contava com mais de 20 milhões de empresas optantes pelo Simples Nacional, sendo a maioria formada por microempresas e empresas de pequeno porte. Esse número representa aproximadamente 70% do total de empresas ativas no país, conforme o Ministério do Empreendedorismo, da Microempresa e da Empresa de Pequeno Porte. 

Apesar de terem uma carga tributária reduzida, as empresas enquadradas no Simples Nacional são responsáveis por uma parcela significativa da arrecadação tributária no Brasil. O Ministério do Desenvolvimento, Indústria, Comércio e Serviços aponta que, em 2022, essas empresas contribuíram com mais de R$ 100 bilhões em impostos.

Vantagens do Simples Nacional

Unificação de tributos: o Simples Nacional unifica em um único pagamento os principais tributos das esferas federal, estadual e municipal. Isso inclui o IRPJ (Imposto de Renda da Pessoa Jurídica), CSLL (Contribuição Social sobre o Lucro Líquido), PIS/Pasep, Cofins, IPI (Imposto sobre Produtos Industrializados), ICMS (Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços), ISS (Imposto sobre Serviços) e a CPP (Contribuição Patronal Previdenciária). Essa unificação diminui a complexidade dos processos contábeis.

Redução de carga tributária: o Simples Nacional oferece uma carga tributária menor quando comparada ao Lucro Presumido ou Lucro Real, especialmente para micro e pequenas empresas. As alíquotas são progressivas e variam de acordo com o faturamento da empresa, sendo mais acessíveis para negócios em estágio inicial ou de menor porte.

Simplicidade no cumprimento de obrigações acessórias: além de simplificar o pagamento de tributos, o Simples Nacional também reduz as obrigações acessórias, como declarações e relatórios que as empresas precisam entregar ao governo. Isso resulta em menos tempo gasto com a gestão fiscal e contábil, permitindo que os empresários concentrem mais seus esforços no crescimento do negócio.

Preferência em licitações públicas: empresas enquadradas no Simples Nacional têm vantagens em processos licitatórios. A Lei Complementar nº 123/2006 garante que as micro e pequenas empresas possam ser priorizadas em licitações públicas, incentivando a participação delas em contratos governamentais.

Redução de custos com encargos trabalhistas: para as empresas optantes do Simples Nacional, há uma redução significativa nas contribuições previdenciárias, principalmente no que se refere à Contribuição Patronal Previdenciária (CPP), que já está incluída no valor recolhido mensalmente por meio do Documento de Arrecadação do Simples Nacional (DAS).

Menos burocracia no registro e regularização: as microempresas e empresas de pequeno porte que optam pelo Simples Nacional contam com um processo mais facilitado para registro e regularização, incluindo a formalização de empresas informais.

Requisitos e ações para adesão ao Simples Nacional

A partir de 2018, para fins de opção e permanência no Simples Nacional, poderão ser auferidas, em cada ano-calendário, receitas no mercado interno até o limite de R$ 4,8 milhões e, adicionalmente, receitas decorrentes da exportação de mercadorias ou serviços para o exterior, desde que as receitas de exportação também não excedam os R$ 4,8 milhões.

Para fazer a opção pelo Simples Nacional, as empresas devem acessar o Portal do Simples Nacional, disponível no site da Receita Federal. A adesão pode ser feita até o último dia útil de janeiro de cada ano ou no momento da abertura da empresa.

No caso de empresas em atividade, o pedido de enquadramento deve ser feito no mês de janeiro, com vigência a partir do ano-calendário em curso. Já para empresas novas, o pedido de adesão pode ser feito até 30 dias após o deferimento da última inscrição (federal, estadual ou municipal), respeitando o limite de 180 dias da data de abertura do CNPJ.

Para aderir ao Simples Nacional, a empresa precisa estar com suas obrigações tributárias em dia. O sistema da Receita Federal verifica automaticamente a regularidade da empresa, incluindo débitos federais, estaduais e municipais. Também é importante que a empresa apresente documentos de registro, como o CNPJ, inscrição estadual ou municipal, e documentos de regularidade com a Previdência Social.

As empresas do Simples Nacional estão distribuídas em diversos setores da economia. De acordo com o Serviço Brasileiro de Apoio às Micro e Pequenas Empresas (Sebrae), os setores de comércio, serviços e indústria são os mais representativos, com destaque para o comércio varejista, que concentra uma grande parte das empresas desse regime. 

Como manter o enquadramento no Simples Nacional

Para continuarem aptas ao Simples Nacional, é essencial que as empresas sigam algumas regras e procedimentos, evitando o desenquadramento e a migração para regimes tributários mais complexos e com maior carga tributária. 

Controle do faturamento

O principal critério para permanecer no Simples Nacional é o respeito ao limite de faturamento anual, que atualmente é de R$ 4,8 milhões para empresas de pequeno porte (EPP) e de R$ 360 mil para microempresas (ME). O acompanhamento contínuo do faturamento é fundamental, já que o excedente desse limite pode levar ao desenquadramento automático da empresa do regime simplificado.

Se a empresa ultrapassar o limite de faturamento em até 20%, ela poderá permanecer no Simples Nacional até o final do ano-calendário, mas terá que recolher a diferença de tributos sobre o valor excedente. Caso o excesso seja superior a 20%, o desenquadramento será automático e a empresa deverá migrar para outro regime tributário, como o Lucro Presumido ou Lucro Real.

Regularidade fiscal

Para se manter no Simples Nacional, a empresa precisa estar em dia com suas obrigações tributárias. Isso inclui o pagamento mensal do Documento de Arrecadação do Simples Nacional (DAS), que engloba os tributos devidos em uma única guia. O atraso ou a falta de pagamento dos tributos pode levar à exclusão do regime pela Receita Federal.

Além do pagamento regular dos tributos, a empresa também deve garantir que não existam débitos em aberto com os seguintes entes:

• Receita Federal – dívidas com tributos federais como IRPJ, PIS, Cofins, CSLL e outros, podem ocasionar a exclusão do Simples.
• Secretarias Estaduais de Fazenda – para empresas que atuam com circulação de mercadorias, é necessário estar em dia com o ICMS.
• Prefeituras Municipais – empresas prestadoras de serviços devem garantir o pagamento regular do ISS.

Para evitar a perda do regime, a Receita Federal oferece opções de parcelamento de débitos. Se houver dívidas, a empresa pode escolher negociar e parcelar os tributos em atraso, regularizando a situação sem perder o enquadramento no Simples Nacional.

Com mais de 20 anos de experiência e dispondo de profissionais especializados nesses processos de regularização do Simples Nacional, a Villela Brasil Bank pode ajudar sua empresa a seguir aproveitando os benefícios do regime tributário especial.

Atividades permitidas

Outro fator que pode causar o desenquadramento do Simples Nacional é a realização de atividades econômicas não permitidas pelo regime. A legislação estabelece uma lista de atividades econômicas que não podem optar pelo Simples Nacional, como, por exemplo:

• Instituições financeiras, como bancos e cooperativas de crédito;
• Empresas de segurança privada e vigilância;
• Empresas que realizam loteamento e incorporação de imóveis;
• Empresas que produzem ou comercializam cigarros, bebidas alcoólicas, armas de fogo, entre outros produtos específicos.

Portanto, é importante que a empresa verifique se sua CNAE (Classificação Nacional de Atividades Econômicas) está entre as permitidas para o Simples Nacional. Caso a empresa passe a exercer alguma atividade vedada pelo regime, ela será automaticamente excluída e deverá migrar para outro regime tributário.

Correção de informações cadastrais

Manter os dados cadastrais atualizados junto à Receita Federal, Secretarias de Fazenda estaduais e municipais é outro ponto importante. Qualquer mudança, como endereço, sócios, atividades econômicas ou outros dados relevantes, deve ser prontamente informada. A desatualização cadastral pode gerar problemas com a fiscalização e resultar em desenquadramento.

Obrigações acessórias

Apesar da simplificação no pagamento de tributos, as empresas optantes pelo Simples Nacional ainda devem cumprir algumas obrigações acessórias. Não efetuar essas entregas ou não atualizar informações pode resultar em multas e, em casos mais graves, na exclusão do regime. Entre as obrigações acessórias mais comuns, destacam-se:

• Defis (Declaração de Informações Socioeconômicas e Fiscais) – todas as empresas optantes pelo Simples Nacional devem apresentar anualmente essa declaração, que contém informações sobre faturamento, sócios, empregados, entre outros.
• EFD-ICMS/IPI (Escrituração Fiscal Digital) – para empresas que recolhem ICMS e/ou IPI, é obrigatória a entrega da EFD, que contém informações sobre a movimentação de mercadorias.
• GFIP (Guia de Recolhimento do FGTS e de Informações à Previdência Social) – deve ser entregue mensalmente pelas empresas com empregados, contendo dados sobre a folha de pagamento e contribuições ao FGTS.

Distribuição de lucros e folha de pagamento

As empresas do Simples Nacional têm o benefício de poder distribuir lucros aos sócios sem a incidência de impostos, desde que sigam as normas estabelecidas pela legislação. No entanto, o lucro distribuído deve estar de acordo com a receita apurada, e a empresa deve manter a escrituração contábil regularizada, com registros que comprovem o lucro efetivo. Empresas que não mantêm uma contabilidade organizada podem ter problemas na fiscalização e perder os benefícios.

Além disso, para empresas com empregados, é essencial estar em dia com as obrigações trabalhistas e previdenciárias. A inadimplência no recolhimento do FGTS ou contribuições à Previdência Social pode ser um motivo para a exclusão do Simples Nacional.

O que acontece em caso de desenquadramento do Simples Nacional

Se uma empresa for desenquadrada do Simples Nacional, ela terá que migrar para um dos regimes tributários disponíveis: Lucro Presumido ou Lucro Real. Ambos são mais complexos e, normalmente, resultam em uma carga tributária maior. O aumento da carga tributária e das obrigações acessórias pode impactar diretamente o fluxo de caixa e a competitividade da empresa.

Além disso, a empresa que for excluída do Simples Nacional perde os benefícios de participação em licitações públicas reservadas para micro e pequenas empresas, além de deixar de usufruir da simplificação no cumprimento das obrigações fiscais.

“Manter o enquadramento no Simples Nacional exige atenção constante às regras de faturamento, regularidade fiscal, adequação de atividades e cumprimento de obrigações acessórias. Com uma gestão financeira e contábil bem organizada, as microempresas e empresas de pequeno porte podem continuar usufruindo dos benefícios desse regime, que oferece uma carga tributária reduzida e facilita o dia a dia administrativo, além de incentivar a formalização e o crescimento do empreendedorismo no Brasil”, frisa Renan Lemos Villela, CEO da Villela Brasil Bank.

Para entender como sua empresa pode se beneficiar do Simples Nacional e garantir uma gestão tributária eficiente, entre em contato com a Villela Brasil Bank. Nossa equipe de especialistas está pronta para oferecer consultoria personalizada e ajudar você a aproveitar ao máximo esse regime tributário. Ligue para 0800 001 446, envie um e-mail para falecom@villelabrasilbank.com.br ou visite nosso site www.villelabrasilbank.com.br para mais informações.